Dobrodružství logistiky - šéfová nákupu

Takovou dámu, jakou je šéfová nákupu a logistiky Marta Rychlá ve společnosti BarvoStyl s.r.o., by si každý ředitel výrobní firmy mohl jen přát! Samostatná, rozhodná, na své podřízené přísná ale ke všem spravedlivá. Navíc zvídavá a stále hledající cesty ke zlepšení výsledků svého oddělení. Také ředitel firmy, Vít Přežil, byl se svou vedoucí nákupu jakžtakž spokojený. Měl však i své trvalé výhrady. Ne že by ji málo respektoval (dokonce se mu i dost líbila), ale nebylo porady vedení, aby s nevolí nekonstatoval: „Vyděláme trochu peněz a nákup je hned utratí!“. Vedoucí výroby Roman Páka se své kolegyně Marty vždy vehementně zastane se slovy: „Ale nic nám pro výrobu nechybí!“. To však ředitele ještě více popíchne. „Romane, který výrobák si nelibuje nad plným skladem materiálu?“ „Ale ani nám tam nic zbytečně neleží“, brání se Marta. „Já vím, já vím, máme všeho právě akorát – to slyším pořád!“, otráveně konstatuje ředitel a vyzývavě se obrací na Květu Ciferníkovou, finanční manažerku. Květa sice má na ředitele pifku, že na nedávném firemním večírku tancoval více s Martou než s ní, ale připravená je perfektně. „Na skladě nákupu obracíme v průměru (tolik a tolik) milionů korun. A protože jsme neustále v kontokorentu, stojí nás to desetitisíce měsíčně!“, oznamuje Ciferníková a hroutí se do židle, aby zdůraznila, jak těžké to má, aby s firemními financemi vyšla. Marta se však nedá a obrací se na šéfa prodeje Barucha Včelku: „Bary, a kolik Ty máš peněz v hotové výrobě?“ Baruch sebou trhne (sledoval totiž na mobilu vývoj zápasů ve Wimbledonu), nicméně se světáckým úsměvem odráží Martinu otázku jako tenisový míček po vlažném soupeřově podání: „Máme právě tolik, abychom uspokojovali zákazníky na 99,9%, Martičko. Zákazníci nám totiž platí!“ Rozhlíží se přitom vítězoslavně po všech přítomných, neboť ví, že oni vědí, že on, Baruch Včelka (zvaný všemi Velký Bary) má pouze zákazníky platící.

Květa Ciferníková, trvale prahnoucí po ředitelově uznání, se chápe příležitosti a obrací se na šéfovou nákupu s rádoby nevinným úsměvem: „Marti, a jak Ty víš, že máš na skladě všeho tak akorát? To se dá nějak spočítat ne? Nebo Ty máš nějakou svoji spolehlivou metodu, jak doplňovat zásoby?“ Marta odpovídá už trochu naštvaně: „Mám metodu! Sedíme nad těma tři sta položkama s mýma holkama (Marta ve svém oddělení velí dalším čtyřem kolegyním) každý den hodiny a hodiny, sledujeme v tabulkách, jak se materiál hýbe, koukáme se do historie, otravujeme kluky z prodeje – je to tak Bary? – jestli nechystají nějakou obchodní akci … to je naše metoda. A mám i nápad na zlepšení – že by nám Baryho borci dávali alespoň jednou měsíčně předpověď prodeje po položkách sami od sebe! Že bychom to z nich nemusely my ženské páčit samy!“ „Cože po položkách? Tak si to pojď zkusit, já Ti tu naši skleněnou kouli klidně budu půjčovat“, rozčiluje se šéf prodeje a v dlaních teatrálně přes stůl podává pomyslnou skleněnou kouli. Podává ji Martě, tedy té, “která to z nás má nejlehčí, protože jí dodavatelé zobou z ruky“, jak často pozici nákupu nahlas hodnotí; „zobou z rukou a kdoví, co ještě …“, ale to už si jen pomyslí a neříká nahlas. Včas ho zastaví vnitřní hlas svědomí, neboť cítí a vlastně i ví, že Marta je poctivec.

Situaci uklidňuje ředitel, jak se na firemního lodivoda sluší: „Klid, klid, kolegové, nikdo z nás to nemá jednoduché! Naši akcionáři však očekávají příští kvartál lepší výsledky, takže hejbneme zadkem a něco vymyslíme. Ty se Bary podíváš na možnost dávat předpověď prodeje měsíčně a položkově – prosím Tě, sedni si, nešil hned (šéf prodeje se totiž hrozivě zvedá ze židle s rukama sevřenýma v pěst) – než začneš protestovat, promysli si, co by se dalo dělat a na příští poradě řekneš, jo?“. Baruch Včelka s velkým povzdechem usedá a už jen nevěřícně kroutí hlavou. „A Ty Marto“, obrací se ředitel ke své skrytě obdivované podřízené, „Ty někde vybádej a připrav metodiku, jak víc exaktně posuzovat výši zásob surovin. Nějaká lepší čísla, než je doba obrátky nebo jen celkový kapitál umořený v zásobách. To nic nevypovídá o tom, jestli můžeme být lepší nebo ne. Co Ty na to?“. Šéfová nákupu mlčí, ale řediteli i všem ostatním je jasné, že už usilovně přemýšlí, jak jim to natřít – samozřejmě natřít v dobrém slova smyslu. Jenom šéf výroby Roman Páka je trochu nervózní a chystá se za Martou zajít a požádat ji, aby byla opatrná, protože výroba potřebuje materiálu raději více než jen …. akorát.

Porada vedení o týden později. Probírá se běžná agenda včetně kontroly úkolů z minulé porady. „Tak co, Bary, vidíš to nějak rozumně s tou měsíční položkovou předpovědí poptávky?“. Už jen výraz tváře šéfa prodeje prozrazuje, že plnění tohoto úkolu bude přinejlepším odloženo. „Řediteli …, Víťo“, ujímá se dotčený manažer slova, „víš sám, jak jsme tady před deseti lety začínali“. Všem teď už bylo jasné, jak to bude pokračovat a že poznámka o deseti letech míří na teprve dvouletou přítomnost vedoucí nákupu Marty Rychlé. „Prostě musíš mít cit pro obchod a taky trochu štěstí“, končí svůj krátký ale důrazný výstup Baruch Včelka, čímž zadaný úkol dokonale zpochybní. Ano, obchodník je skvělý, to nikdo nemůže popřít. „Jsou nějaké příšerně drahé softwary na plánování poptávky, ale to bychom si museli nechat předvést, uvěřit tomu (nastává přesně načasovaná řečnická pauza) a pak přesvědčit akcionáře, že počítač bude dávat přesnější předpovědi prodeje než můj zkušený prodejní tým.“ Takto jeho šéf uzavírá svůj výstup a připojuje zdvořilou úklonu všem přítomným. „Velký Bary je prostě borec – o tom žádná“, zní každému v hlavě.

Zraky všech se nyní obrací k vedoucí nákupu Martě Rychlé. Ta se stoickým výrazem ve tváři vytáhne ze složky list papíru a nechává jej kolovat. „Tady jedna vzdělávací společnost zaměřená na logistiku nabízí speciální seminář. Jmenuje se to Výpočetní dílna pro řízení zásob. Účastníci si tam mají donést své počítače s firemními daty o pohybu zásob a přímo na místě je pak možno provádět testování, vyhodnocování a diskutovat návrhy na zlepšení. „Takže nákup bude ještě více utrácet – tentokrát za nějaké pochybné školení“, ozývá se přičinlivá finanční manažerka Květa Ciferníková. „Proč pochybné?“, ohrazuje se Marta. „Ty reference, které jsou tam uvedeny, jsem si ověřila a jsou velmi příznivé! A těch pár tisíc, co to stojí!?“ Poslaný list dokoluje až k řediteli. Ten mu věnuje jen letmý pohled a prohlásí: „Jeď tam! Kdy že to je? Příští týden a pouze na jeden den? Jsi už přihlášená?“ „Ano jsem“, odpovídá s úlevou Marta. Porada skončila smírně. Jen vedoucí výroby Roman Páka byl o něco nervóznější než jindy. Citlivá vedoucí nákupu to rozpoznala a po cestě z ředitelské zasedačky Romana uklidňovala, že je jí jasné, že nemůže výrobu nechat na holičkách. Podařilo se jí to jen tak plus mínus.

Seminář Výpočetní dílna pro řízení zásob. Po nezbytném teoretickém úvodu, věnovaném přiřazování specifických modelů řízení zásob v jejich různých kategoriích, došlo na vyhodnocování firemních dat, která si účastníci sebou přivezli. Vyhodnocování probíhalo pomocí k-Testu. Tento test nelze použít pro všechny typy zásob, ale pro zásoby „živé“ (tj. s relativně pravidelnou spotřebou) je velmi vhodný. Malé k je tak zvaný koeficient zajištěnosti zásoby a lze jej spočítat pro každou materiálovou položku, sledovanou ve zvoleném období. Pokud se hodnota tohoto koeficientu pohybuje v rozmezí kladných čísel dvě až tři, je spolehlivost dané zásoby devadesát osm až téměř sto procent. Pokud je tato hodnota nižší, je nižší i spolehlivost (například pro k=1,64 je to už jen 95 %). U většiny účastníků výpočetních dílen však koeficient k vykazuje hodnoty vyšší než tři, a to nezřídka až pět či dokonce osm. Jde o jasné případy, kdy jsou zásoby nadbytečné a lze je bez rizika snížit.

Jednotliví účastníci semináře, na kterém byla přítomna i Marta Rychlá, prováděli na svých počítačích k-Test a lektor je obcházel. U každého kontroloval správnost postupu a hlavně pomáhal s interpretací výsledků. Na jeho tváři byl patrný spokojený úsměv, neboť převažující vysoké hodnoty koeficientu k předznamenávaly úspěch semináře a jeho dobré hodnocení (hodnotící formuláře už měl pečlivě připravené). Jen u vedoucí nákupu ze společnosti BarvoStyl s.r.o. nemohl zakrýt zklamání. Její materiálové položky se totiž pohybovaly (pokud jde o koeficient k) mezi hodnotami dva a půl až tři, tedy naprosto skvěle. Naštěstí to není první případ v kariéře tohoto zkušeného lektora s bohatou provozní praxí, kdy se setkává s někým, kdo řídí zásoby velmi dobře, aniž k tomu používá exaktní nástroje. Oslovuje tedy Martu Rychlou a říká zklamaným tónem: „Paní Rychlá, tak Vám jsme moc nepomohli! Vy máte všechny ty případy, které jste si donesla, úplně v pořádku.“ Marta Rychlá zvedla hlavu od obrazovky svého firemního notebooku a dlouze se zadívala lektorovi přímo do očí. V tom jejím pohledu kupodivu vůbec žádné zklamání nenašel. Naopak, jakési tiché klidné nadšení. „Právě že jste mi velice pomohli!“, prohlásila a tvář se jí rozzářila úsměvem. „Konečně mám důkaz o tom, že s holkama řídíme naše zásoby dobře. A důkaz exaktní, jak můj ředitel neustále chce. A kdyby jen to! Ty modely, které jsme si ukazovali, nám usnadní práci – konečně se budu moci více věnovat smlouvám s dodavateli, jejich hodnocení a tak dál.“ Chvíli se odmlčela a pak s úsměvem zcela jiným, velmi potutelným, šeptala jakoby jen pro sebe: „A už se těším, jak uplatním k-Test na zásoby hotové výroby. Náš šéf obchodu z toho nadšený nebude – no, podám mu to nějak citlivě, aby neměl pocit, že se mu někdo snaží přistřihnout křídla. Víte, on je fakt dobrý obchodník … nemáte i nějaké semináře pro něj?“

Porada vedení po Martině návratu. Vedoucí nákupu Marta Rychlá referuje o průběhu a výsledcích Výpočetní dílny pro řízení zásob. Samozřejmě, že už stihla spočítat hodnotu koeficientu k pro řadu klíčových položek hotové výroby. Její „odborné tušení“ bylo správné – koeficient se pohyboval od čtyř až k šesti. Ředitel Vít Přežil pozorně poslouchá a současně se v duchu diví, že šéf prodeje neprojevuje žádnou nelibost nad zprávou pro jeho oddělení ne zcela lichotivou. Baruch Včelka má však už výbuch nevole odžitý den před poradou. Marta za ním zašla a vše mu vyjevila. Hned jej také uklidnila, že je všem jasné, že dělá, co umí, a že o jeho obchodním talentu nikdo nepochybuje. Měla už také připravený návrh, jak řízení zásob hotové výroby promítnou do plánování výroby tak, aby k-Test začal vycházet příznivě i pro tuto kategorii zásob. Proto byl nyní Velký Bary sice nezvykle vážný ale jinak docela klidný. Ožil až v závěru porady, když mu ředitel oznámil, že našel seminář týkající se metod předvídání poptávky a měření její úspěšnosti a že očekává, že jej absolvuje. Po upřesnění, že tento seminář pořádá stejná vzdělávací společnost, která realizuje Výpočetní dílny pro řízení zásob, se opět zraky všech přítomných setkaly na tváři šéfové nákupu Marty Rychlé. Ta v rukou držela zápis z minulé porady a na všechny se příjemně a přátelsky usmívala.